各学院、各部门：

2023年度档案归档工作已经启动，为使各类档案材料及时、完整、规范收集归档，现将相关事宜通知如下：

一、归档范围

1．2023年1月1日至2023年12月31日期间内形成的属于学校归档范围的各类档案材料，以及之前应归未归的档案材料。

2．各学院各部门收集归档的具体范围详见《 文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（详见档案馆网站—档案法规—学校规章）。

3．各学院产生的重要档案材料，如：学院印发带字号的红头文件、学院党政联席会会议记录（原件归档，可复印一份留存备查）、二级党组织选举换届材料、教代会暨工代会会议材料、毕业生合影照片及其他重要活动照片和视频、每学年考试试卷样卷及答案等需移交档案馆保存，其他材料由学院档案室自行保管。

4．获省级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。

5．归档材料载体形式包括纸质、电子、照片、录像（录音）带、光盘等。

二、归档时间

1．党群、行政、声像、教学、学籍、外事、科研、设备、出版、招投标档案于2024年5月底前归档。

2．基建档案在项目验收完成后3个月内归档。

3．实物档案在收到实物1个月内归档。

4．财会档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年5月底前归档。

三、归档程序

各单位兼职档案员对本单位2023年度档案材料进行收集、整理、分类，填写《档案移交登记表》（附件1，一式两份），按归档时间移交档案馆，办理相关手续。

四、归档要求

1.高度重视。各单位应加强组织领导，明确兼职档案人员，按照档案归档要求，切实做到应归尽归。

2.完整规范。归档材料应为原件，材料内容应齐全， 格式要规范，信息要准确。

3.加强沟通。收集、整理归档材料过程中，遇到问题及时与我们沟通，共同做好档案归档工作。

五、联系方式

联系电话：2871229；

联系人：陆浔、卢文成；

联系地址：图书综合楼1102室 。

附件：档案移交登记表.doc

档案馆

2024年3月12日