第一条 为了确保学院档案材料的齐全，使之形成具有珍贵利用价值的史料，并有效地提供档案信息为我院各项业务服务，根据《安徽省高等学校档案管理实施办法》《 档案工作手册》，结合学院实际，特制定本细则。

第二条 档案的收集工作是确保档案资料齐全完整的最基本工作，各部室要明确各自归档范围，提高归档意识，及时完成档案收集、归档工作。

第三条 归档范围和期限

（一）综合

1.上级机关下发涉及本院需长期贯彻执行的法律、规定、通知、批复、结果等(永久)

2.学校针对本院来文、来函、纪要及贯彻落实情况(30年)

3.学院颁发的条例、办法、规章制度（含汇编、手册）(永久)

4.院长办公会、支部委员会、民主生活会、专题会等重要会议记录、纪要(30年)

5.与外单位签订的继续教育联合办学、建站、校企合作合同、协议书等(30年)

6.学院规划、总结、专项（题）报告，继续教育改革发展材料(30年)

7.继续教育检查评估材料，各类统计报表(30年)

8. 专业设设置、论证、评估、申报及站点增设/撤销申请、审批材料(永久)

9.重要会议、重大活动材料(30年)

10.学院办学许可证、资质证等及其审批文件材料(永久)

11.收费政策依据；按层次、专业的收费标准设置审批材料(永久)

12.订单删除、线下汇管理费及缴费订单修改、分成、转出/退费等申请审批材料(10年)

13. 站点年审结果（合格、暂停、撤销等）公布文件(30年)

14. 撤站遗留事项处理报告（含档案交接）(30年)

（二）招生

1.招生简章等相关宣传材料、招生总结(永久)

2.招生计划申报、审批(永久)

3.招生录取名册 (永久)

4.分专业录取/报到情况统计表(30年)

（三）学籍

1.注销新生（未报到）名单表(30年)

2.学年未注册学生登记表(30年)

3.专升本学生入学资格复查表及材料（复查表只报资格复查不过的学生）(30年)

4.专升本学生入学资格复查未通过学生名单及公示(30年)

5.学生证办理登记(10年)

6.转专业、转形式申请表、汇总表(30年)

7.转学（跨校）申请表(30年)

8.转学（跨站点）申请表(30年)

9.留级、降级学生名单及公示(30年)

10.休学申请表(10年)

11.复学申请表(10年)

12.退学申请名单及公示(永久)

（四）考务

1.考务手册(10年)

2.考试试卷及标准答案(10年)

3.试卷样卷及标准答案、送审意见、试卷送审汇总表(10年)

4.考试安排、补考安排、考场情况登记表(10年)

5.学生考试答卷(10年)

6.试卷分析表(10年)

（五）教学教务

1.学生手册(30年)

2.专业教学计划(30年)

3.教学大纲、教学改革方案、总结(30年)

4.自编、主编教材的正本，出版合同(30年)

5.教材采购合同、教材出入库账册(10年)

6.实习指导书、实习讲义(10年)

7.各专业教材使用目录(10年)

8.典型讲义及教案(10年)

9.学生学习成绩登记表（纸质、电子）(10年)

10.学生统考（省、校）课程成绩登记表(10年)

11.毕业生成绩汇总表（纸质、电子）(10年)

12.学生课程考试（查）成绩登记表(10年)

13.学生课程补考成绩登记表(10年)

14.学生作业完成情况统计表(10年)

15.教学任务书(10年)

16.教学日历(10年)

17.教学进度表(10年)

18.课程表(10年)

19.学生出勤情况统计表(10年)

20.函授学生面授签到表(10年)

21.聘任教师登记表(10年)

22.聘用教师汇总表(10年)

23.班主任考核表(10年)

24.教师考核表(10年)

（六）毕业设计（论文）

1. 毕业设计（论文）安排表(10年)

2. 毕业设计（论文）任务书(10年)

3. 学生毕业设计（论文）(10年)

4. 毕业设计（论文）评分表(30年)

5. 毕业设计（论文）答辩（评审）成绩汇总表（纸质、电子）(30年)

（七）毕业及学位

1.毕业生电子注册名册(30年)

2.毕业证明书注册名册(30年)

3.学位授予审批表名单库(纸质、电子稿) (永久)

4.毕业证书发放到函授站登记表(永久)

5.学位证书发放到函授站登记表(永久)

6.毕业证书发放到学生登记表(永久)

7.学位证书发放到学生登记表(永久)

8.学生学籍登记表(永久)

9.毕业生登记表(永久)

10.学位授予学生成绩汇总表（纸质、电子）(永久)

11.学生学位外语成绩(10年)

（八）评估

1.评估标准(30年)

2.评估总结、表彰(30年)

3.评估反馈意见(30年)

4.评估整改复查报告(30年)

（九）培训

1.培训宣传材料(10年)

2.培训方案、项目手册(10年)

3.培训结业证书颁发登记表（备案表）(30年)

4.对学员培训考核汇总表(30年)

5.培训测评结果统计表、培训质量评价、评估总结报告等(30年)

（十）课程及平台建设

1.购买、交换获得的网络课程视频（配目录及其文字说明）(10年)

2.重要活动数码照片、视频（配目录及文字说明）(30年)

3.教务管理信息平台功能与操作说明书、指南(10年)

4.教务管理信息平台权限分配设置审批手续(10年)

5.网站改版、网络平台改进设计重要记载(10年)

第四条 各部门档案归档要求

（一）按照分级管理的原则和要求，由继续教育学院部室负责人分别负责本部门的档案收集工作，继续教育学院办公室 指定专人负责立卷归档的具体工作，各部门每年按时将收集的档案移交继续教育学院综合办公室；

（二）继续教育学院档案管理人员按照学校要求，定期向学校综合档案室移交本部门有关的档案资料；

（三）为保证档案资料的完整性和延续性，所有上交学校综合档案室的重要材料，学院办公室均留一份复印件，并立卷归档；

（四）档案立卷归档要按照学校档案管理的统一要求，进行组卷（件）、分类、排序、编号等规范化整理；

（五）根据学校有关规定和档案利用价值，档案的保存期限分为永久、定期两种，定期分为定期30年和定期10年；

（六）归档的教学档案必须完整，必须准确地反映学院教学管理等各项活动的真实面貌和历史过程，必须层次分明，符合其形成规律；

（七）归档档案必须用专门器具妥善保管存放，科学排列，便于查找；

（八）档案管理人员要定期对档案进行清理检查，对破损的档案及时进行修补和复制，需向学校综合档案室移交的档案要及时移交；

（九）各类已立卷归档的案卷不得擅自外借，确实因工作需要借用时，须经有关负责人批准，填写档案借用登记表，使用完毕，应及时归还。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认档案完好无损后，及时核销借用手续。借出档案未经许可，不得擅自复制外传档案内容。若违反本规定发生问题者，将视情节追究当事人责任。

第五条本办法自2017年1月1日起执行。本细则解释权归继续教育学院。