关于印发《 档案史料征集方案》的通知

各学院、各部门：

经学校研究同意，现将《 档案史料征集方案》印发给你们，请结合实际，认真组织开展征集活动。

                        校长办公室

                             2015年4月18日

档案史料征集方案

档案史料是学校改革、建设和发展的原始记录，也是学校历史文化积淀的重要载体。为了真实、全面地反映学校各个时期的发展历程和办学成就，根据档案工作相关制度规定，结合学校实际，特制定此方案。

一、征集范围

（一）学校历任校领导撰写、编著的文章和出版物、工作笔记、国内外公务信函、个人公务照片以及在校期间使用过的具有纪念意义的实物等；

（二）学校知名学者、教师获省部级以上和国外重要奖项的论著、教案、手稿、证书以及在校期间使用过的具有纪念意义的实物等；

（三）学校师生员工历年来获得的省部级以上的各种奖品、奖状；参加国内外重大活动、比赛的材料（聘书、奖状、代表证、证书、通知等）、实物（奖品、纪念品）和照片、声像资料等；具有历史价值、时代特征或纪念意义的出版物、印刷品、读书学习笔记、票证(如早期的学生证、借书证、毕业证、饭票、录取通知书等)、老照片、纪念册、校徽、印章、器物等各类实物；

（四）各个时期中央、省、市领导人、社会知名人士以及重要嘉宾来校视察、参观、访问或讲演时的照片、录像带、录音带、文字记录、题词或报道材料等；

（五）学校各个时期风貌的老照片、匾额和带有校名印记的物品等；各个时期学校与国内外机构、大学交流合作的资料、实物；

（六）我校早期购买或制作的教学、科研、实验用的有代表性的教具、仪器设备、工具、模型等；

（七）历届毕业生合影照片、毕业纪念册、师生间赠言题签等。

（八）学校历史上形成的其它有助于了解学校历史和现实活动的具有史料价值和陈列价值的实物与资料。

二、征集方式

（一）捐赠。对于愿意将自己收藏的个人档案、图片、实物捐赠给学校的，学校将登记造册并颁发《捐赠证书》。对主动捐献重要或珍贵的实物档案者，学校将给予一定的奖励；

（二）代管。对特别珍贵的实物、资料，本人欲自己保存原件的，经双方签订协议，学校可代管代展。原件展出时，将标明物品出处；

（三）复制。对比较珍贵的实物、资料，本人欲自己保存原件但同意进行复制仿制的，学校在复制仿制后陈展复制、仿制件，原件返还本人；

（四）无偿征调。对校内各单位、各部门在教学、科研、管理、服务过程中所形成的档案资料，由学校统一无偿征调，存放档案室永久保管和展陈；

（五）文字提供。拟撰写或已撰写自己或他人在校期间工作、学习和生活场景的文章、著作，可以纸质或电子邮件方式送寄给学校；

（六）购买。有意愿将属于私人所有的档案史料出售的，由学校研究后，与出售人协商解决；

征集的档案史料将主要用于校史馆展出、校史编撰、专题展览、档案编研等公益性活动，因此档案史料征集方式以捐赠、无偿征调为主，代管、复制、购买为辅。

三、征集要求及说明

1. 文字材料必须真实、可信。所提供的原件材料要求载体完整、信息可读；或部分破损，但不影响对整体文字信息的理解。所提供的复印件或影印件请书面说明其真实性。

2. 提供照片、图片材料请附简要的文字说明：包括时间、地点、事由、主要参加人的姓名、时任职务、拍摄（提供）人姓名、现从事职业、与学校的关系、联系方式等。同时标明是否愿意捐赠，照片、图片使用后需退还提供人的也请注明。

3. 提供实物时，请提供实物使用的时间以及相关人员和与实物有关的背景材料。属于个人所有的实物、奖杯、奖牌、奖状、证书、鉴定资料、题词、书画作品等，请书面说明获得时间、事由和获得人主要事迹。

4. 回忆文章请在末尾注明作者真实姓名、在校时间与单位、在校时的职称职务、现工作单位及联系方式等信息。

5. 学校或各单位、各部门获得的能代表学校某一方面成果或荣誉的奖杯、奖牌、奖状等属于集体荣誉，应在获奖当年将所获奖品及其文字说明书送交档案室永久保存。某些单位因工作需要希望将奖品保留的，学校可以为其提供仿真复制品。

6. 学校对征集到的个人档案资料、实物，将进行分类、整理、编号，并妥善保管。

7. 凡捐赠者享有著作权、专利权的档案资料，学校将依法予以保护。捐赠者有特殊要求的，学校将本着对学校、对个人有利的原则予以尊重。

各学院、各部门要高度重视，积极宣传并指定专人负责本学院、本部门档案史料的报送移交工作，对档案征集工作作出突出贡献的单位和个人，学校将进行表彰并给予一定的奖励。

四、权益维护

（一）凡个人或单位捐赠的实物、资料等，其所有权及陈展权归学校所有，学校将根据需要进行管理和利用；

（二）凡由学校代管代展的实物、资料，产权归寄存者所有，学校将按双方签订的协议，在规定范围内利用；

（三）根据原件由学校制作的原件复制品、仿制品，学校有所有权及陈展权；

（四）学校拥有以上各类实物、资料的宣传权。

五、经费保障

学校划拨专项经费用于档案史料征集工作。

六、联系方式

（一）送交地址： 行政楼A座8004室，联系人：杨成俊、梅业新，联系电话：0553-2871229；

（二）寄送地址：安徽省芜湖市北京中路 综合档案室，联系人：杨成俊、梅业新，联系电话：0553-2871229  邮编：241000；

（三）传真号码：0553-2871091；

（四）电子邮箱：88453346@qq.com 。