第一章 总 则

 

第一条 为了加强对我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》、《安徽档案条例》，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指我校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

第三条 应把档案工作纳入学校和部门发展规划，纳入有关人员工作职责，加强对档案工作的领导和管理。

第四条 实行集中统一管理档案的制度，维护档案完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

 

第二章 档案机构及其职责

 

第五条 学校办公室主管学校档案工作，对全院的档案实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

第六条 学校应确定一位院领导分管全院档案工作。

第七条 各院系、各部门必须有一名负责人分管本部门的档案工作，把档案工作列入自己的职责范围，督促本部门兼职档案员，具体承办本部门档案的收集、整理、组卷和归档工作。

第八条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

 

第三章 文件材料的归档与交接

 

第九条 建立和完善文件材料的归档制度，并纳入学校教学、科研和党政管理人员的职责范围，做到每项教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十条 各院系、各部门，在教学、科研和党政管理活动中形成的文件材料属于归档范围的，应定期向档案科移交。任何单位或个人不得据为已有或拒绝归档。

第十一条 各项工作与档案工作应实行“四同步”管理，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十二条 学校对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时，必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见；没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第十三条 实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各部门兼职档案员应把办理完毕的文件材料及时整理、立卷。文件材料的归档范围按相应的档案管理办法执行。

第十四条 归档的基本要求

1、归档的文件材料必须完整，规格统一（正式文件及草稿用纸规格为A4且质地优良）、书绘工整、图文清晰。禁用圆珠笔、铅笔、彩笔、复写纸书写。

2、归档的文件材料必须准确地反映我院工作活动的真实面貌。

3、归档的文件材料必须层次分明，符合其发展规律。

4、归档的文件材料必须符合归档范围要求。

5、各类文件材料归档一般一式一份，比较重要的或利用频繁的可归档两套。

第十五条 归档时间

1、党群类、行政类、出版物类和外事类档案应在次年6月底前归档。

2、教学档案中的综合管理文件材料应在次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业），当年寒假前一次性归档案。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

4、仪器设备类档案应在两个月内将随机全套技术资料整理归档。

5、财会档案可由财务部门保管1-2年，期满后的于次年6月底前归档。

6、声像档案的综合管理材料应在次年6月底前归档。声像载体材料应在完成制作后三个月内归档。

第十六条 教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向院档案科移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

 

第四章 档案管理

 

第十七条 档案科应遵循档案分类的规则，按照《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合我校的实际情况，编制全院档案分类大纲和编号方案。归档的文件材料必须依照档案分类大纲和编号方案以及部门立卷的原则，由业务部门进行分类、组卷、编目和编号。

第十八条 建立健全档案管理制度。对档案要定期进行检查，切实做好档案的防潮湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防盗、防火、防污染等工作，确保档案的安全。

第十九条 销毁档案必须按国家规定的程序和办法进行。禁止擅自销毁档案。

第二十条 加强档案的保安工作。

第二十一条 档案管理的现代化应纳入学校办公自动化系统，同步发展。

 

第五章 档案的开发与利用

 

第二十二条 档案室保存的档案，主要供本院利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经学校办公室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经院领导批准。

第二十三条 档案室必须编制必要的检索工具，并积极开展档案的编研工作，更好地为学校教学、科研和党政管理服务。

第二十四条 档案科提供利用的档案，应当用复制件，盖有档案科印章的，具有与档案原件同等的效办。

第二十五条 档案科应采取多种形式，如举办档案陈列展览等形式，积极开展档案宣传工作。

第二十六条 档案科应加强对档案的研究、整理，有计划地编辑出版档案材料。

 

第六章 奖励与处罚

 

第二十七条 学校档案部门应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，把档案工作纳入部门考核范围。对优秀的档案管理人员将视工作业绩在年度考核中予以表彰和奖励。

第二十八条 对于违反《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》及《安徽省档案条例》第五章的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

 

第七章 附 则

 

第二十九条 本办法由学校办公室负责解释。

第三十条   本办法自印发之日起执行。