为了加强我校档案部门的业务建设，规范工作程序，提高管理水平，以便更有效地保护与利用档案，为学校和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章制度特制定本规范。

一、档案工作的基本原则

1．在教学、科研、党政管理和其它各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件，均属档案。

2．档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是学校评估的重要内容之一。

3．档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

4．严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

5．有一位院级领导分管档案工作，各立卷部门有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案干部具体承办。

6．档案工作要努力从实际经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。

二、档案的收集范围

1．在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料；

2．应归档的有党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等文件材料；

3．反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料。

4．征集校内外与学校有关的各种具有保存价值的其它材料。

三、立卷归档分工

1．部门、课题组立卷归档是本院档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。

2．学校分管某个方面工作的院领导，各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。

3．全院性、综合性的由办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

4．立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其它部门要向它们集中靠拢。

四、案卷的质量要求

1．各门类档案的质量要求，总的是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

2．卷内文件材料必须准确反映我院教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

3．管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

4．专题性或成套性档案（含教学、科研、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。

5．在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一文件的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。

6．确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为历史积累财富的需要，准确进行判断。

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本院、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；

凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

7．对上级发来的文电，除少数直接针对本院，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余多数为长期、短期保管。

8．卷内文件要求文字材料在前，图样在后，图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

9．立卷视文件材料数量的多少进行，当同一类问题的文件多时，可装订成一卷或数卷，一般不超过200页；当问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。

10．卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要书写的文字，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

11．每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加括号，没有责任者，年月日的文件，要考证清楚，及时补上，会议记录应概括出主要内容，声像载体应按规定标出时间、地点、主要内容，并附底稿。

12．卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。

13．案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文件）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。

14．要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。

15．除有特殊要求外，档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克以上较厚实的牛皮纸制成的全封闭式，规格为A4。某些特殊规格以国家制定的有关标准为依据。

五、归档时间和手续

1．党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。

2．教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

3．科研、设备、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成鉴定验收后两个月归档。

4．随时接收上级规定应接收的档案。

5．接收档案必须履行手续，填写移交清册一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。