各学院、各部门：

根据《 档案管理办法》（校字〔2012〕4号）和《 文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（校办字〔2013〕13号）文件要求，为进一步做好2020年度档案材料的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1．2020年1月1日至2020年12月31日期间内形成的属于学校归档范围的各类档案材料，以及2020年之前应归未归的档案材料。

2．各学院收集归档的具体范围详见《 文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，其中重要档案材料（学院内部的干部任免、重要活动照片和视频、每学年考试试卷样卷及答案、毕业生集体合影照片等）移交综合档案室，其他材料由学院档案室自行保管，综合档案室对具体业务进行指导。

3．各部门收集归档的具体范围详见《 文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（附件1）。

4．获省级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。

5．归档材料载体形式包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、光盘等。

二、归档时间

1．党群、行政、声像、教学、学籍、外事、出版、招投标档案于2021年5月31日前归档。

2．科研、设备档案在项目验收完成后2个月内归档。

3．基建档案在项目验收完成后3个月内归档。

4．实物档案在收到实物1个月内归档。

5．毕业生集体合影照片（纸质和电子）及毕业活动相关视频资料在当年毕业生离校后7日内归档。

6．财会档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年5月底前归档。

三、归档程序

各单位专兼职档案员对本单位2020年度档案材料进行收集、整理、分类，填写《档案移交登记表》（附件2，一式两份），按归档时间移交综合档案室，办理相关手续。

四、有关要求

1．各学院、各部门要充分认识档案工作的重要性，加强对本单位档案工作的领导，做到思想重视、组织保证、人员到位，合理安排专兼职档案员的工作时间。

2．各学院、各部门专兼职档案员要根据本单位的年度工作实际，对照归档范围和质量要求，认真做好材料的收集整理工作，确保归档材料齐全完整。

3．凡档案材料多、归档工作量大的学院或部门，要组织人力及时整理，确保归档工作按时完成。

附件：

附件1： 文件材料归档范围和文书档案保管期限表（2020年修订版）.doc

附件2：档案移交登记表.doc

办公室 

2021年3月12日