为进一步规范和加强学校对外交流活动管理，根据 学术交流活动管理办法等有关规定，学校各有关单位主办、承办国际会议及海峡两岸会议，邀请国（境）外人员短期来访进行报告会、研讨会、讲座、论坛等活动的，须遵循“谁举办，谁负责”“谁邀请，谁负责”的原则，下载并填写 校内涉外活动审批备案表，报党委宣传部等相关职能部门备案审批，有关注意事项如下：

1、根据教育厅有关规定，一般在当年12月报送下一年度国际会议计划（具体报送时间参照当年通知）。已列入年度计划国际会议如邀请来自3个及以上国家和地区（不含港澳台地区）的与会代表或会议规模较大等情况时，申报单位需提前6个月备案审批，经学校批准后报教育厅审核、省政府审批。举办海峡两岸会议一般需至少提前2个月在线备案审批。

2、邀请国（境）外学者来校短期访问交流，一般需至少提前2周在线备案审批。其中，外籍来访人员系我校主请且需学校为其办理签证邀请函的短期来访需至少提前2个月报备。未经批准，不得擅自邀请外国驻华使领馆工作人员来访。

3、有关涉外及对港澳台交流活动如采取线上形式，仍需填写审批备案表。

4、审批备案表一式三份，需主办学院，审查单位（国际处），审批单位（党委宣传部）三个部门审批盖章，并存档。

5、活动结束后，主办单位需提交新闻图片报道或相关活动总结。